Informativa sulla protezione dei dati personali

Il Forum Austriaco di Cultura Roma considera di prioritaria importanza il trattamento responsabile dei dati personali. Pertanto, è importante per noi fornire all’utente alcune informazioni sulla natura dei dati che verranno registrati e rispetto alla modalità del trattamento. Il trattamento dei dati personali ad opera del Forum Austriaco di Cultura Roma avviene nel pieno rispetto di quanto previsto dal regolamento generale sulla protezione dei dati personali (GDPR, Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE – regolamento generale sulla protezione dei dati), così come dalla legge federale austriaca sulla protezione dei dati personali (DSG, Bundesgesetz über den Schutz personenbezogener Daten, Gazzetta Ufficiale federale austriaca I Nr. 165/1999 nella versione attualmente in vigore) e dal Decreto Legislativo del 10 agosto 2018, n. 101.

Abbiamo adottato misure organizzative e tecniche, grazie alle quali si garantisce che le disposizioni sulla tutela dei dati personali siano rispettate sia da noi che dai nostri fornitori di servizi esterni.

Titolare del trattamento

Ai sensi del GDPR il titolare del trattamento dei dati personali presso il Forum Austriaco di Cultura Roma è il Ministro/la Ministra per gli Affari europei e internazionali, rispettivamente l’Ambasciata d’Austria a Roma. Il rappresentante del titolare è il direttore/la direttrice del Forum Austriaco di Cultura Roma.

Finalità e basi giuridiche

Per la conservazione e il trattamento dei dati personali da parte del Forum Austriaco di Cultura Roma si applica, ove non diversamente specificato, la legge sui Ministeri federali del 1986 (BMG, Gazzetta Ufficiale federale austriaca n. 76/1986 nella versione attualmente in vigore), parte 2 dell’allegato al §2 (Affari Esteri, qualora le suddette funzioni non ricadano nella sfera di competenza di un altro Ministero federale, in particolare degli affari per le relazioni culturali con l’estero) in combinato disposto con l’accordo di Vienna sulle relazioni diplomatiche.

Trattamento dei dati su sito web

Sito web in generale

Il trattamento dei dati personali sul sito web del Forum Austriaco di Cultura Roma è finalizzato alla diffusione di informazioni sulle attività svolte presso il Forum di Cultura.

La base giuridica per il salvataggio temporaneo dei dati è l’art. 6 comma 1 lettera a del GDPR (relativo al consenso espresso). Accedendo alla pagina web ovvero ai contenuti messi a disposizione dal Forum Austriaco di Cultura Roma, l’utente acconsente al trattamento dei propri dati personali ai sensi della suddetta dichiarazione.

I dati dell’interessato, che sono stati registrati nell’accedere all’offerta internet del Forum Austriaco di Cultura Roma, saranno trasmessi a terzi solo se sussiste un obbligo di legge o su decisione del Tribunale o qualora ciò sia necessario ai fini di un’azione legale o penale conseguente ad attacchi alla nostra infrastruttura di rete.

File di Log

Ogni qualvolta l’utente accede al sito web del Forum Austriaco di Cultura Roma, i suoi dati vengono archiviati per un periodo limitato di tempo in un file di registro (i cosiddetti file di log del server) contenente le seguenti informazioni:

• Indirizzo IP del visitatore/della visitatrice

• Dettagli della richiesta di accesso (ad es. User Agent) e indirizzo di navigazione inclusi i parametri GET

• Nome del file richiesto e volume di dati trasferiti.

• Data e ora della richiesta di accesso al sito

• Notifica sull’esito della richiesta

• Dati del modulo (POST-Body) in caso di errore nell’invio della richiesta

Questi dati vengono raccolti esclusivamente al fine di verificare la sicurezza del nostro sistema. Pertanto, i dati non saranno utilizzati per eseguire alcuna forma di analisi ad uso personale né per la creazione di profili utente.

Cookies

I cookies sono piccoli file di testo che vengono memorizzati dal computer nel momento in cui un sito web viene visitato da un utente per riconoscerlo alla visita successiva. Le informazioni contenute nei cookies servono, quindi, per controllare le sessioni, per il load balancing del server e per finalità di analisi (Google Analytics), così come per aumentare la sicurezza delle nostre applicazioni, per migliorare e personalizzare la navigazione del nostro sito. In tal modo riusciamo a garantire che il nostro sito web sia estremamente facile da utilizzare per gli utenti. I cookies, tuttavia, non registrano le informazioni personali dell’utente.

L’utente può disattivare l’utilizzo dei cookies selezionando l’apposita opzione nelle impostazioni del proprio browser. Il sito rimarrà comunque pienamente fruibile, anche qualora l’utente abbia deciso di disattivare i cookies.

Strumento di analisi di Google Analytics

Questo sito web utilizza Google Analytics, un servizio di analisi web di proprietà di Google Inc. (“Google”). Google Analytics utilizza i cosiddetti “cookies”, piccole stringhe di testo che vengono memorizzate sul computer dell’utente, permettendo di analizzarne l’utilizzo del sito web. Le informazioni sull’utilizzo di questo sito web da parte dell’utente rilevate dai cookie vengono di norma trasmesse a un server di Google situato negli USA e ivi salvate. Poiché in questo sito è stata attivata la navigazione anonima, all’interno degli stati membri dell’Unione Europea o di altri stati aderenti all’Accordo sullo Spazio economico europeo, Google si impegna ad abbreviare l’indirizzo IP dell’utente alla fonte. Solo in casi eccezionali l’intero indirizzo IP sarà inviato per intero a un server di Google negli USA e abbreviato a destinazione. Su incarico del gestore di questo sito web, Google utilizzerà le suddette informazioni per analizzare l’uso della pagina web da parte dell’utente, per elaborare report sulle attività svolte nel sito web e per realizzare per conto del gestore del presente sito web i servizi connessi all’utilizzo di internet e del sito web stesso. L’indirizzo IP trasmesso dal browser dell’utente nell’ambito di Google Analytics non sarà memorizzato insieme agli altri dati di Google. L’utente può impedire il salvataggio dei cookie tramite un’impostazione nel software del browser. Informiamo l’utente che l’utilizzo di una tale impostazione potrebbe, tuttavia, impedire un corretto utilizzo di alcune delle funzioni di questo sito web. L’utente può inoltre impedire l’acquisizione dei dati generati tramite cookies in relazione all’utilizzo del sito web (compreso il suo indirizzo IP) nonché l’elaborazione dei medesimi da parte di Google scaricando e installando il relativo plug-in per il browser, disponibile al seguente link: Link zu Google Optout

Pubblicazione di informazioni contenenti dati personali

I dati personali saranno pubblicati sul sito web del Forum Austriaco di Cultura Roma (ad esempio informazioni sui collaboratori di eventi culturali o scientifici, contatti con i media ecc…) su base contrattuale e/o dietro il consenso delle persone interessate. In alcuni casi specifici la pubblicazione dei dati personali avviene nell’interesse pubblico.

Link ai siti web di altri operatori

La nostra offerta online contiene alcuni link che rimandano a siti web di altri operatori. Pertanto, non possiamo garantire che questi operatori rispettino le disposizioni in materia di protezione dei dati personali.

Social Media

Il Forum Austriaco di Cultura Roma utilizza Facebook per divulgare le informazioni relative all’attività del Forum stesso. I dati personali saranno pubblicati dal Forum su Facebook soltanto dietro consenso delle persone interessate.

Il Forum Austriaco di Cultura Roma prende molto seriamente in considerazione l’attuale dibattito sulla tutela dei dati personali nell’ambito delle reti sociali. Attualmente non è stato del tutto chiarito a livello giuridico se e in che misura i servizi offerti da Facebook siano in linea con le disposizioni europee in materia di protezione dei dati personali. Ci teniamo, quindi, espressamente a precisare che il trattamento da parte di Facebook dei dati dei propri utenti (ad es. informazioni personali, indirizzi IP) avviene in conformità con le direttive di utilizzo dei dati di Facebook e i dati vengono utilizzati a fini commerciali.

Il Forum Austriaco di Cultura Roma non può quindi esercitare alcuna influenza sulla raccolta dei dati e il loro riutilizzo da parte di Facebook. Si prega pertanto di fare uso delle informazioni messe a disposizione dal Forum Austriaco di Cultura Roma su Facebook in modo responsabile e di pubblicare i propri dati personali su Facebook solo dopo aver letto la relativa informativa sulla tutela dei dati personali del social medium.

Richieste e domande tramite modulo contatti, e-mail o posta

I dati personali che l’utente ci fornirà tramite i moduli online, per e-mail o posta (ad esempio con il modulo di contatto, l’iscrizione alla newsletter, registrazione agli eventi e input ad alcune domande) saranno trattati dai nostri collaboratori e dalle nostre collaboratrici in modo responsabile al solo fine di espletare le richieste o le domande degli utenti.

Registrazione delle comunicazioni

Qualunque richiesta, domanda, indicazione, reclamo o altro tipo di comunicazione inviata dall’utente al Forum Austrico di Cultura Roma in forma cartacea o elettronica, così come altri tipi di operazioni che comportino un’azione amministrativa (tra queste si annovera anche la documentazione relativa agli eventi) saranno conservate nel rispetto dei termini di scadenza previsti per la conservazione dei documenti. Il termine per la cancellazione degli atti elettronici stabilito dal Ministero Federale austriaco per gli Affari europei e internazionali è di norma – ai sensi del regolamento austriaco sui servizi di cancelleria (Büroordnung 2004 sulla base del § 12 della legge sui Ministeri federali del 1986) – di 10 anni, salvo diverse disposizioni relative a specifici periodi di conservazione. I dati dell’utente saranno utilizzati esclusivamente per l’elaborazione delle richieste o per corrispondere direttamente con l’utente. Dopo l’espletamento dei servizi richiesti, i dati non saranno analizzati né trasmessi a terzi.

Gestione degli inviti e degli eventi

Il Forum Austriaco di Cultura Roma acquisisce i dati di contatto delle persone interessate agli eventi al fine di poter estendere loro i relativi inviti. Il trattamento dei dati di contatto avverrà limitatamente alla finalità prevista e, nel caso di molteplici inviti ripetuti nel tempo, con il consenso esplicito delle persone interessate fino a revoca. In ogni momento è possibile richiedere la cancellazione dei propri dati personali dal nostro database.

Newsletter, programmi, informazioni periodiche e comunicazioni

Il Forum Austriaco di Cultura Roma fornisce a tutte le persone interessate tramite newsletter le informazioni relative alle proprie attività. Qualora l’utente desideri registrarsi alla newsletter, i dati necessari rilasciati all’atto della registrazione o comunicati separatamente saranno utilizzati dal Forum al fine di inviare periodicamente tramite e-mail la newsletter a cui l’utente è abbonato. Per motivi di sicurezza utilizziamo il cosiddetto procedimento “double opt-In”, ovvero il Forum invierà per e-mail la newsletter solo dopo un’ulteriore conferma di registrazione da parte dell’utente. A tal scopo, all’atto della registrazione alla newsletter, l’utente riceverà un’e-mail per confermare la sua iscrizione seguendo il link indicato nella mail. In questo modo vogliamo assicurarci che solo l’utente possa registrarsi alla newsletter come titolare dell’indirizzo e-mail indicato. L’iscrizione alla newsletter può essere annullata in qualsiasi momento dall’utente, seguendo l’apposito link indicato nella newsletter stessa.
Le newsletter vengono inviate tramite il nostro fornitore esterno Mailchimp® con sede negli Stati Uniti d’America. Mailchimp® è conforme alle norme del GDPR. Si prega di consultare il seguente sito: https://www.mailgun.com/gdpr.

Mailchimp® è gestito da The Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE Suite 5000, Atlanta, GA 30308 USA.

Trattamento di immagini fotografiche e riprese video

Nell’ambito degli eventi il personale del Forum raccoglie materiale fotografico e video a scopo documentativo e divulgativo al fine di informare sulle attività svolte dal Forum di Cultura. Una selezione del materiale così raccolto sarà eventualmente pubblicata sul sito web, sui canali social così come sui mezzi di stampa del Forum di Cultura o, in alcuni casi, anche del Ministero austriaco degli affari europei e internazionali (BMEIA). I dati personali riguardanti il materiale audiovisivo saranno da noi trattati con il consenso dell’utente e nell’interesse legittimo del Forum di Cultura (Art. 6 comma 1 lett. a e f GPDR). Qualora l’utente si opponga al trattamento del materiale audiovisivo, è pregato di mettersi in contatto con noi prima dell’evento. L’utente può comunque opporsi anche in seguito al trattamento dei propri dati.

Profiling

I dati raccolti non saranno utilizzati dal Forum di Cultura austriaco Roma per la creazione di profili utente.

Tempi di conservazione dei dati

Salvo specifiche disposizioni, i dati personali saranno archiviati nel rispetto del regolamento di cancelleria austriaco (Büroordnung 2004 sulla base del § 12 della legge sui Ministeri federali del 1986).

I dati personali raccolti al fine di restare in contatto con gli utenti e per la gestione degli eventi saranno conservati per i tempi necessari al raggiungimento delle suddette finalità o fino a revoca del consenso da parte dell’utente, ferma restando la necessità di utilizzare la documentazione per adempiere alle disposizioni del regolamento austriaco di cancelleria o ai fini della contabilità.

Trasmissione dei dati personali a terzi

Laddove non diversamente specificato, i dati personali trattati dal Forum Austriaco di Cultura Roma non saranno trasmessi a terzi, fatti salvi specifici obblighi di legge o il loro utilizzo per azioni penali o giudiziarie. Inoltre, i dati personali non saranno trasferiti a terzi per fini commerciali o non commerciali senza esplicita autorizzazione dell’utente.

I diritti dell’utente

I diritti dei soggetti interessati

L’utente può esercitare i seguenti diritti: informazione, rettifica, cancellazione dei dati di contatto, limitazione del trattamento, opposizione al trattamento e revoca del consenso.

L’utente ha il diritto di essere informato sul trattamento dei propri dati personali da parte del Forum Austriaco di Cultura Roma ai sensi dell’art. 15 GPDR. A tal fine raccomandiamo i soggetti interessati di prendere contatto con noi per avvertirci, qualora i dati destinati al trattamento non siano corretti. Provvederemo a rettificarli immediatamente e a darne notifica.

Se i dati personali sono trattati sulla base del consenso prestato dall’utente, costui ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. Ciò non pregiudica, tuttavia, la liceità del trattamento dei dati ad opera del Forum Austriaco di Cultura Roma avvenuto sulla base del consenso prestato prima della revoca da parte dell’interessato.

Qualora il trattamento dei dati personali dell’utente avvenga per motivi di pubblico interesse o per il perseguimento di un interesse legittimo del Forum, l’utente può opporsi al trattamento. In questo caso specifico il Forum Austriaco di Cultura Roma non procederà al trattamento dei dati, a meno che non sussistano valide ragioni di interesse pubblico per le quali sia necessario effettuare il trattamento dei dati.

L’utente ha il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali, qualora non si desideri più che il Forum continui con il trattamento dei medesimi. I dati verranno immediatamente cancellati, laddove non sussistano per il Forum obblighi di legge per la conservazione. Qualora l’utente voglia contattarci per questioni amministrative (richieste, domande, segnalazioni, reclami e comunicazioni di altro genere inviate dal soggetto interessato e che è necessario evadere) vige per noi l’obbligo – ai sensi del regolamento austriaco di cancelleria (Büroordnung 2004) in materia di tracciabilità e legalità dell’amministrazione pubblica – di protocollare le richieste pervenute e di espletarle nel rispetto delle scadenze di conservazione previste. In casi specifici, può essere disposta un’archiviazione dei dati in ottemperanza alla legge federale sugli archivi (Bundesarchivgesetz).

Tutela dei minori

Ai soggetti di età inferiore ai 14 anni non dovrebbe essere consentito trasmettere al Forum i propri dati personali senza il consenso dei propri genitori o di chi ne esercita la potestà genitoriale. Il Forum Austriaco di Cultura Roma non richiede pertanto i dati personali di soggetti minorenni senza che sussistano reali esigenze di servizio, in assenza delle quali i dati personali non verranno né raccolti né trasmessi a terzi.

Reclamo all’autorità di controllo per la tutela dei dati personali

Se l’utente è dell’opinione che il trattamento dei propri dati personali da parte del Forum costituisca una violazione della legge sulla tutela della privacy o che i suoi diritti in materia di protezione dei dati personali siano stati in altro modo lesi, è possibile rivolgersi all’autorità di controllo competente in materia. Qualora la violazione della legge sulla tutela della privacy o dei diritti in materia di tutela dei dati personali si sia verificata in Italia, in questo caso competente sarà l’autorità italiana per la protezione dei dati personali:

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia 11
00187 Roma
E-mail: protocollo(at)gpdp.it

Se la violazione della legge sulla protezione dei dati personali o dei diritti in materia di protezione dei dati ha avuto luogo in più Stati, allora competente sarà in tal caso l’autorità austriaca per la protezione dei dati personali:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
E-mail: dsb(at)dsb.gv.at

Nel caso di un conflitto di competenze la questione sarà rinviata al Comitato europeo per la protezione dei dati.

Contatti

È possibile contattarci ai seguenti recapiti:

Forum Austriaco di Cultura
Viale Bruno Buozzi, 113
00197 Roma
ITALIA
Rom-kf@bmeia.gv.at

Il responsabile della protezione dei dati presso il Ministero Federale per gli Affari europei e internazionali è raggiungibile ai seguenti contatti:

Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten Datenschutzbeauftragte
Minoritenplatz 8
1010 Wien
Telefon: +43 (0) 501150 4544
E-Mail: dsb@bmeia.gv.at